Commissievergadering 11 maart over behoud van het Archief

De commissievergadering van Gemeente Sluis op 11 maart behandelde voornamelijk agendapunt 5: de toekomst van het gemeentearchief.
De vergadering bevatte op dit onderwerp twee insprekers en een daaropvolgende discussie met vragen van de commissieleden aan de wethouders.
Hieronder een samenvatting van de vergadering met daaronder de integrale opname.

• Pleitte voor het behoud van het fysieke analoge archief in Oostburg.
• Benadrukte de waarde van de collectie als het oudste gemeentearchief van Zeeland.
• Weerlegde argumenten van het college voor verhuizing naar het Zeeuws Archief, zoals kosten van een nieuwe bewaarplaats, staat van de huidige bewaarplaats, en toegankelijkheid van de archieven. Hij stelde dat de huidige bewaarplaats modern is en de archieven goed toegankelijk zijn dankzij eerdere investeringen.
• Kritiseerde het vermeende gebrek aan kwalitatief personeel en zag dit als een bezuiniging.
• Vond de kosten voor digitalisering van bouwvergunningen onnodig.
• Steunde aansluiting bij het CE e-depot voor digitale archieven.
• Waarschuwde voor de hoge kosten en reistijd voor onderzoekers bij een verhuizing naar Middelburg.
• Stelde een bezoek aan de archiefbewaarplaats voor.
• Opperde een alternatieve locatie zoals Aardenburg.
• Maakte een onderscheid tussen het oude fysieke archief dat in de gemeente zou moeten blijven en het nieuwe digitale archief dat elders opgeslagen kan worden.
• Beantwoordde vragen over de benodigde menskracht voor het archief en de omgang met gedeponeerde privéarchieven.

• Sprak namens de Stadsraad Aardenburg en bedankte voor de mogelijkheid tot inspraak.
• Prees de uitstekende dienstverlening van de medewerkers en de keurige archivering, toegankelijkheid en openbaarheid van de documenten.
• Benadrukte de waarde van het archief als een troef voor de gemeente.
• Schetste de context van achteruitgang van voorzieningen in de regio en het belang van het behouden van het archief als een positieve beslissing.
• Weersprak de mededeling van het college dat het archief niet aan de eisen zou voldoen en benadrukte de recente bouw en goede staat van de bewaarplaats.
• Vraagtekens bij de onmogelijkheid om de archiefbewaarplaats te behouden in relatie tot de plannen van Zorgzaam.
• Maakte een onderscheid tussen het oude historische archief en het praktisch archief, waarbij het historische archief prioriteit heeft voor behoud in de gemeente.
• Stelde geen kant-en-klare oplossing voor een alternatieve huisvesting, maar wierp vragen op over de bezwaren tegen de huidige locatie.

Het College van Burgemeester en Wethouders (B&W) heeft diverse argumenten aangevoerd om de verhuizing van het gemeentearchief naar het Zeeuws Archief in Middelburg te overwegen.

• Kosten van een nieuwe archiefbewaarplaats bij het nieuwe gemeentehuis: Het College zou hebben gesteld dat de bouw van een nieuwe bewaarplaats te duur zou zijn. Echter, de Heemkundige Kring heeft hier geen financiële onderbouwing van gezien en wijst op de recente en moderne staat van de huidige bewaarplaats.
• De huidige archiefbewaarplaats zou niet up-to-date zijn: Dit argument werd ook door het College genoemd, maar eveneens tegengesproken door de heer de Vries, die benadrukt dat de bewaarplaats in Oostburg uit 2015 stamt en voldoet aan moderne eisen.
• De archieven zouden niet goed toegankelijk zijn: Het College zou dit als een reden hebben aangevoerd, maar de heer de Vries stelt dat alle archieven van de voormalige gemeenten beschrijvende inventarissen hebben en online digitaal te raadplegen zijn, dankzij eerdere investeringen.
• Gebrek aan kwalitatief personeel: Het College zou dit als zorg hebben geuit, maar de heer de Vries ziet dit als een gevolg van het niet uitvoeren van de wettelijke zorgplicht door het niet aanstellen van personeel en het schrappen van fte’s als bezuiniging.
• Kosten van inhuur bij het Zeeuws Archief: Hoewel dit als te hoog werd beschouwd door het College (mede vanwege reistijd) voor ondersteuning in Oostburg, wordt dit door anderen in twijfel getrokken.
• Niet voldoen aan de eisen: Het College heeft in de media gecommuniceerd dat het archief niet aan de eisen zou voldoen. De heer de Croix en de heer de Vries betwisten dit, gezien de moderne faciliteiten.
• Wens van de inwoners niet te realiseren: Dit werd eveneens door het College in de krant gesteld, maar staat haaks op de geluiden van de insprekers en diverse commissieleden die juist het behoud in de gemeente wensen.
• De nieuwe Archiefwet: Wethouder Simons benadrukte dat de komende nieuwe archiefwet, die waarschijnlijk op 1 juni 2026 in werking treedt, behoorlijke consequenties heeft, met name op het gebied van digitalisering van ook de oude archieven en de personele bezetting die verplicht wordt. De combinatie met de AVG en de Wet openbaarheid van bestuur (Woo) versterkt deze noodzaak tot herziening van de archiefinrichting.
• Tekortkomingen in het collectiebeheersysteem: Er is in het verleden geld gereserveerd voor een goed collectiebeheersysteem, maar dit is volgens onafhankelijke bureaus niet voldoende geweest en niet op de juiste manier besteed, wat een achterstand heeft veroorzaakt.
• De overeenkomst met Zorgzaam: De grond waarop de archiefbewaarplaats staat, komt per 1 januari 2026 in handen van Zorgzaam, en de huidige bewaarplaats moet worden gesloopt. Volgens wethouder Simons is het daardoor geen optie om het archief op de huidige locatie te behouden. Bovendien zou een verhuizing naar een andere locatie binnen de gemeente leiden tot een periode van ongeveer vier jaar waarin het archief niet beschikbaar zou zijn vanwege tijdelijke opslag tijdens de bouw, wat als een zware overweging werd gezien.

• Commissieleden stelden vragen over de financiële aspecten (kosten van verhuizing, digitalisering, eerdere uitgaven voor automatisering), de staat van het archief, de mogelijkheden tot behoud in de gemeente (huidige locatie, alternatieve locaties, splitsing van oud en nieuw archief), de samenwerking met het Zeeuws Archief (e-depot, digitalisering, kosten, tijdsduur), de rol van Zorgzaam (grondruil, sloop, bouwplannen, mogelijkheid tot ontbinding van de overeenkomst), de nieuwe archiefwet en de benodigde personele capaciteit.
• Er werd een sterke voorkeur door meerdere commissieleden uitgesproken voor het behoud van het archief binnen de gemeente Sluis, waarbij de verhuizing naar Middelburg op weerstand stuitte.
• Wethouder Simons benadrukte dat de beslissing tot verhuizing geen makkelijke was en dat er overleg is geweest met de Heemkundige Kring en musea. Hij wees op de nieuwe archiefwet en de noodzaak tot digitalisering. Hij gaf aan dat het gereserveerde bedrag in het verleden voor een collectiebeheersysteem niet effectief is besteed. Hij legde uit dat de optie van behoud op de huidige locatie lastig is vanwege de plannen met Zorgzaam en de noodzaak tot een tijdelijke verplaatsing tijdens sloop en nieuwbouw. Hij benoemde de voortvarendheid van het Zeeuws Archief op het gebied van digitalisering.
• Wethouder van Asje gaf aan dat de gemeente nog steeds samen optrekt met Zorgzaam in het project Vitaal Oostburg en dat er geen signalen zijn van een terugtrekkende beweging van Zorgzaam. Hij benadrukte het juridisch bindende karakter van de overeenkomst met Zorgzaam.
• Er werd gesproken over de mogelijkheid om de beslispunten in het raadsvoorstel uit elkaar te trekken.
• Verschillende commissieleden pleitten voor uitstel van de beslissing tot na de informatiebijeenkomst met Zorgzaam in april.
• De heer Kwaak gaf aan dat hij teleurgesteld was over de eerdere besloten raadsbijeenkomst en de negatieve presentatie over het archief richting de raad. Hij uitte zijn voorkeur voor het behoud van het archief in Oostburg.
• De heer Babijn hekelde de inconsistentie van partijen die nu het behoud van het archief willen, maar in het verleden hebben ingestemd met de overeenkomst met Zorgzaam.

De vergadering eindigde met de constatering dat het agendapunt als een B-stuk naar de raad zal gaan.

Noot van de RedOnsArchief.nl redactie:

We concluderen dat het College kost wat kost het archief van Sluis in het Zeeuws Archief in Middelburg wil onderbrengen maar hebben nog geen concreet inzicht wat dit gaat opleveren voor de gebruikers en betrokken organisaties uit Sluis, of het praktisch werkbaar is voor betreffende organisaties die hiermee geconfronteerd worden waaronder:

• Toegang en beschikbaarheid: Waaronder openingstijden en locaties van studiezalen, mogelijkheid voor een studieruimte in gemeente Sluis, wat zijn de kosten voor gebruik van deze diensten. Welke beperking vormen de locatie in Middelburg voor de gebruikers uit Sluis.
• Kosten voor diensten: Wat kost het raadplegen van archieven voor gebruikers uit Sluis? Brengt het Zeeuws Archief kosten in rekening voor het maken van kopieën en wat zijn de kosten voor het onderbrengen van het archief en het digitaliseren van het archief?
• Digitalisering tempo: Wat is de te verwachten snelheid waarmee archieven worden gedigitaliseerd? Het kan gebruikers frustreren die snelle toegang tot digitale bronnen nodig hebben.

BRON: https://sluis.raadsinformatie.nl/vergadering/1259479