Behoud archiefbewaarplaats gemeente Sluis
Aan:
het College van Burgemeester en Wethouders
van de Gemeente Sluis
Postbus 27
4500AA OOSTBURG
Sluis 15-01-2025
Onderwerp: Behoud archiefbewaarplaats gemeente Sluis
Geacht College,
Sinds eind juni 2024 bereiken ons signalen dat het voortbestaan van de archiefbewaarplaats in Oostburg onzeker is. Naar wij vernomen hebben bestaan er plannen om de archiefbewaarplaats te slopen. Deze bewaarplaats, gebouwd in 2014 en geopend op 30 mei 2015, met een kostenplaatje van meer dan een half miljoen euro, is een van de modernste in Zeeland, voorzien van klimaatbeheersing, water- en branddetectie en elektronisch verrijdbare archiefstellingen. Een nieuwe archiefbewaarplaats bouwen met dezelfde omvang, gaat ongeveer 1,2 miljoen euro kosten.
Inhoud oud archief
In de huidige archiefbewaarplaats liggen de archieven van de voormalige gemeenten in West-Zeeuws-Vlaanderen opgeslagen. Het oudste document dateert uit 1201 en is dus meer dan 800 jaar oud. Daarnaast bevat het archief een uitgebreide collectie foto’s, boeken, kaarten en kranten. Ook worden er archieven bewaard van verenigingen, stichtingen, kerkgenootschappen, particulieren en bedrijven. Al deze archieven zijn door middel van inventarissen te raadplegen. De gemeente heeft in de afgelopen jaren veel geld geïnvesteerd om deze archieven te restaureren en te inventariseren. Jaarlijks vinden in deze archieven ongeveer 1.300 tot 1.400 opzoekingen plaats.
Beheer en toegankelijkheid
Het plan is nu om deze archieven over te brengen naar het Zeeuws Archief te Middelburg met als argument dat het archief van de gemeente Sluis niet toegankelijk zou zijn en dat er te weinig gekwalificeerd personeel is.
Wat de toegankelijkheid betreft, het archief van de gemeente Sluis is een van de best toegankelijke archieven in Zeeland. Toegankelijkheid heeft niets te maken met digitalisering. Het betekent dat alle bewaarde documenten geïnventariseerd zijn en met behulp van een inventaris direct te vinden zijn.
Met digitalisering, het scannen van documenten, is in de gemeente Sluis nog nauwelijks een begin gemaakt, maar dat geldt voor tal van archieven. Ook het Zeeuws Archief heeft in deze nog bergen werk te verzetten. Digitalisering heeft een prijzige financiële kant. Vandaar ook dat het Zeeuws Archief die documenten digitaliseert waarvoor het subsidies ontvangt.
Toen zo’n 5 jaar geleden het archief van de gemeente Terneuzen in het Zeeuws Archief werd ondergebracht, werd eveneens geschermd met het digitaal beschikbaar stellen van de archiefbescheiden. Helaas is deze toezegging nog steeds niet waargemaakt. Indien je bijvoorbeeld een document van Biervliet wilt raadplegen, zul je toch echt naar Middelburg moeten. Dat betekent reistijd en reiskosten.
Het argument dat er onvoldoende gekwalificeerd personeel voorhanden is, is makkelijk te pareren. Met een beroep op de Wet Openbare Overheid heeft de voormalige archivaris van de gemeente Sluis, de heer Stroo, u een aantal vragen gesteld. Uit de ten dele verstrekte documenten blijkt dat u nooit op zoek bent geweest naar gekwalificeerd personeel.
Voorts blijkt uit de antwoorden van uw gemeente dat er nooit een kostenoverweging is gemaakt inzake het laten staan dan wel verhuizen van de archieven naar het Zeeuws Archief.
Opslag bij het Zeeuws Archief is niet gratis. Wat gaan de opslag van de meer dan 2.200 strekkende meter archiefbescheiden, de materiele verzorging en de ondersteuning door het personeel bij het Zeeuws Archief kosten? En dan hebben we het nog niet over digitalisering.
Veel opgevraagde archiefbescheiden zijn bouwvergunningen. Als men deze bouwvergunningen uit de periode 1901-2023, omvang 280 strekkende meter, gaat digitaliseren kost dit de gemeente al snel 350.000 euro. Het hoeft geen betoog wat 2.200 meter archiefbescheiden gaat kosten.
Conclusie
Gezien bovenstaande pleiten wij voor behoud van de archiefbewaarplaats in Oostburg. Uit hetgeen wij vernomen hebben, blijkt dat de gemeente geen idee heeft wat de opslag van de archieven in het Zeeuws Archief jaarlijks gaat kosten en dat digitalisering van de archieven een illusie is.
Bovendien frustreert het overbrengen van de archieven het historisch onderzoek. Het kost reistijd en geld. Zeker voor mensen die afhankelijk zijn van het openbaar vervoer, want laten we eerlijk zijn dat is in West-Zeeuws-Vlaanderen een lachertje.
Voorts is er bij de medewerkers van het Zeeuws Archief, hoe behulpzaam ook, alleen wat algemene kennis over West-Zeeuws-Vlaanderen. Ook dat frustreert onderzoek naar de rijke historie van een uniek gebied.
De archieven van de dorpen en steden in West Zeeuws-Vlaanderen behoren aan de inwoners van het gebied. Ze worden er al eeuwen bewaard en dienen er bewaard te blijven. Een kijkje in het verleden, leidt de blik naar de toekomst. Het overbrengen van de archieven naar het Zeeuws Archief zien wij als een aanslag op het cultuurbeleid van de gemeente Sluis.
PS: de inhoud van dit schrijven wordt ondersteund door de Dorpsraad IJzendijke, Retranchement, Waterlandkerkje en Zuidzande. Tevens vragen wij u om deze brief ter behandeling voor te leggen aan de Gemeenteraad.
In afwachting van uw antwoord en met vriendelijke groet,
Hoogachtend,
Namens de ondersteunende Stads-en Dorpsraden in de gemeente Sluis
Stichting Stadsraad Sluis,
Reactie van burgemeester en wethouders van Sluis
Geacht bestuur,
De gemeenteraad ontving van u op 15 januari 2025 een brief over het archief. In de brief staat dat de dorpsraden van IJzendijke, Retranchement, Waterlandkerkje en Zuidzande de brief ondersteunen. Op 5 februari 2025 ontvingen wij een brief van de Stadsraad Aardenburg. Ook zij sluiten zich aan bij uw brief. De gemeenteraad vroeg ons om uw brief te beantwoorden en dit antwoord met hen te delen. Wij delen de brief ook met de Stadsraad Aardenburg.
Aanleiding en Denkrichting
Op 27 januari 2022 nam de gemeenteraad een besluit over een grondruilovereenkomst met ZorgSaam, waarbij de huidige archiefbewaarplaats moet worden gesloopt. Na diverse onderzoeken concludeerden wij dat het archief dringend een kwaliteitsimpuls nodig heeft.
In december 2024 bleven er twee realistische scenario’s over. In februari 2025 ontvingen wij een officiële brief waarin Gedeputeerde Staten onze archieven met een onvoldoende beoordeelden. Op 11 februari 2025 deelden wij onze bevindingen en afwegingen tijdens een besloten raadsbijeenkomst.
Raadsvoorstel en Besluitvorming
Op 18 februari 2025 besloten wij om de gemeenteraad te verzoeken middelen beschikbaar te stellen voor ons voorkeursscenario of het uitgewerkte alternatief. Het onderwerp staat op de agenda voor de raadscyclus van maart 2025.
Archiefcollectie en Beheer
Wij erkennen de waardevolle collectie West Zeeuws-Vlaams erfgoed. Echter, uit audits blijkt dat er in de afgelopen 10 jaar stilstand is geweest en dat er een kwaliteitsimpuls nodig is, vooral voor de archieven van de huidige gemeente Sluis (vanaf 2003).
Kengetallen en Personeel
In 2024 waren er 80 externe opvragingen van het historisch archief, waarvan 40 via een bezoek aan de leeszaal. We beschikken over 2000 meter fysiek voor altijd te bewaren archief, naast te vernietigen en nog te selecteren archief.
Na het vertrek van de archivaris kozen we voor gekwalificeerd personeel in de vorm van consultancy en inhuur. Onderzoeken tonen aan dat we voor de noodzakelijke kwaliteitsslag meer nodig hebben dan alleen een archivaris.
Huisvesting en Wetgeving
Vanwege de geplande sloop is er voor minimaal 4 jaar tijdelijke huisvesting nodig, die alleen buiten Zeeland te vinden is. Dit beperkt de toegankelijkheid van de archieven.
Onderzoek toont aan dat de archieven niet goed toegankelijk zijn en niet voldoen aan de Wet digitale toegankelijkheid en AVG. Er ontbreekt ook een systeem om ons digitaal archief online beschikbaar te stellen.
Zeeuws Archief
We adviseren u om zelf het Zeeuws Archief te bekijken. Zij bieden diensten zoals scanning-on-demand en hebben een uitgebreid digitaal systeem met ruim tien miljoen bestanden.
Wij hebben het Zeeuws Archief verzocht om een all-in prijsaanbieding voor het overbrengen van ons archief. We hebben ook een alternatief scenario uitgewerkt.
Hoogachtend,
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS